Ihr personlicher Wirkungsraum:Am Institut fur Zivilrecht ist ab 16. Marz 2026 eine Stelle als Organisationsassistent in (30h) zur Leitung des Sekretariats bei Univ.-Prof. Dr. Dr. h.c. Christiane Wendehorst, LL.M. (Cambridge) zu besetzen. Eine Aufstockung auf eine Vollzeitstelle (40h) erfolgt mit 1.6.2026. Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, eine ubernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhaltnis wird - im gegenseitigen Einvernehmen - angestrebt. Als Organisationsassistent in unterstutzen Sie Frau Univ.-Prof. Dr. Dr. h.c. Christiane Wendehorst, LL.M. (Cambridge) und ihr Team und fuhren Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Forschungsmanagement, Budget und Lehre eigenstandig durch. Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Losungen. Sie sind ein e Teamplayer in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.Mindestanforderungen:Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. hohere Schule oder kaufmannischer Lehrabschluss Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel und Outlook)Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level) sowie hohe schriftliche und mundliche Ausdrucksfahigkeit Sehr hohe Organisationsfahigkeit und SelbststandigkeitHohe Service- und Kund innenorientierungTeamfahigkeit, Flexibilitat und Belastbarkeit sowie Bereitschaft zur Weiterbildung Von Vorteil sind: Berufserfahrung im Office-Management Grundkenntnisse universitarer Strukturen und Ablaufe bzw. Erfahrung in der universitaren Verwaltung Kenntnisse in bzw. Erfahrung mit E-Learning Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social MediaErfahrung mit SAP Das machen Sie konkret:Sekretariatsleitung: ReisemanagementTermin- und RaumkoordinationAufbereitung von Meetingunterlagen etc.PersonalverwaltungBetreuung der HomepageUnterstutzung im Bereich der offentlichkeitsarbeitDatenpflege und AblageRessourcenmanagement (Bestellwesen und Inventarverwaltung)EmpfangstatigkeitErstellen und Verwalten von DatenbankenEnglisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitar, Projektpartner innen, Studierende, etc.).Betreuen von Gastprofessor innen, Doktorand innen, Kooperationspartner innen etc. Unterstutzung im Lehr- und Forschungsbetrieb: Eintragung der NotenOrganisationen von PrufungenBetreuung der StudierendenMithilfe bei der Abwicklung von Stipendien, Sommerkursen etc.Unterstutzung der wissenschaftlichen Mitarbeiter innen in administrativen BelangenMithilfe bei der Organisation von Tagungen, Kongressen, Meetings etc.Budgetverwaltung: Veranlassung von uberweisungen fur Rechnungen und Honorarnoten per SAP (Q-Flow)Selbstandige Verwaltung und Planung des Globalbudgets, der Berufungsmittel etc. Administrative Begleitung und Finanzverwaltung von DrittmittelbudgetsKontrolle der Eingange und Ausgange Das bieten wir Ihnen:Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten. Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitarem Background, in einer lockeren, internationalen, abwechslungsreichen Arbeitsumgebung, in der Sie auf interessante Personlichkeiten treffen werden. Gute offentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit offentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Moglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wahlen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhoht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen konnen.Gleiche Chancen fur alle: Wir freuen uns uber jede zusatzliche Personlichkeit im Team! So einfach bewerben Sie sich:Mit Lebenslauf und kurzem MotivationsschreibenAbschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)uber unser Jobportal/Jetzt Bewerben-Button Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:Roberto Schille ()Sekretariat Wendehorst ()Wir freuen uns uber neue Personlichkeiten in unserem Team! Die Universitat Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenforderung und Diversitat. Wir streben eine Erhohung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitatspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrucklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.Universitat Wien. Raum fur Personlichkeiten. Seit 1365.DatenschutzerklarungBewerbungsfrist: 28. Februar 2026 Administration & Organisation Jetzt bewerben